algemene voorwaarden – gdpr

ALGEMENE CONTRACTVOORWAARDEN

1. Elke ons toevertrouwde bestelling of opdracht houdt formele aanvaarding in van de hiernavolgende bepalingen en sluit formeel de contractvoorwaarden van de klant – medecontractant uit. Ze zijn bindend voor zowel handelaars als niet-handelaars. Deze contractvoorwaarden maken integraal deel uit van de overeenkomst.

2. Al onze prijsaanbiedingen en offerten, van welke aard ook, zijn zonder verbintenis van onzentwege en we behouden ons het recht voor deze te wijzigen tot aan de schriftelijke aanvaarding van een bestelling. BTW of andere mogelijke belastingen zijn nooit in de prijzen begrepen. Al de gegeven prijzen zijn steeds gebaseerd op de lonen, sociale lasten en materiaalprijzen zoals ze van kracht zijn op de dag van de offerte. Officiële prijswijzigingen, zoals voorzien door wettelijke beschikkingen brengen automatisch overeenstemmende wijzigingen van de in het contract vastgelegde prijzen mee. Indien de prijzen van de goederen van onze leveranciers – om welke reden ook – zijn gewijzigd, zal deze prijswijziging de in de overeenkomst vastgestelde prijs rechtevenredig wijzigen.

3. Daar de uitvoerings/leveringstermijnen beïnvloed kunnen worden door daden van derden, door gevallen van overmacht en toeval, kunnen ze niet beschouwd worden als een uitdrukkelijke verbintenis en zijn ze steeds ten indicatieven titel opgenomen.

Een opdracht/bestelling die niet op de voorziene datum kan worden uitgevoerd/geleverd kan derhalve nooit aanleiding geven tot het vorderen van schadevergoeding, korting of aan te rekenen intrest.

De overeenkomst neemt van rechtswege een einde door overmacht of indien door het in gebreke blijven van onze eigen leverancier, niet kan worden geleverd.

Dit einde van de overeenkomst kan aan de klant – medecontractant nooit enig recht opleveren tot het vorderen van schadevergoeding van welke aard dan ook.

4. Klachten dienen binnen de 8 dagen na de factuurdatum aangetekend te worden verzonden.

Deze termijn geldt zowel voor alle mogelijke zichtbare als mogelijke verborgen gebreken, als een mogelijk nietconforme levering aan de bestelling. Oplevering wordt steeds geacht stilzwijgend bij betaling te zijn geschied, behoudens andersduidend uitdrukkelijk en schriftelijke overeenkomst.

De klant – medecontractant heeft geen enkel recht tot het vorderen van schadevergoeding.

5. Al onze facturen zijn contant betaalbaar, tenzij anders werd overeengekomen, op ons adres. Elke factuur welke niet op haar vervaldag werd betaald, brengt van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling een conventionele intrest op van 1,5% per maand.

Bij gebreke aan betaling van onze facturen op hun vervaldag, zal tevens een conventionele schadevergoeding van 10% verschuldigd zijn, van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling, met een minimum van 37.18 €. Dit ter vergoeding van ondermeer alle administratiekosten, extra – beheerskosten, kredietkosten veroorzaakt door de wanprestatie van de klant – medecontractant.

Het leveren van goederen, het voltooien van de opdracht of prestaties worden niet verder afgewerkt wanneer reeds uitgeschreven facturen niet op hun vervaldag zijn betaald. De uitvoering wordt geschorst tot volledige betaling is geschied. De betaling gedaan aan personeel of andere derden kan niet tegen ons in rekeningworden gebracht, tenzij een bewijs van betaling ondertekend werd door een gevolmachtigde.

6. Alle geschillen vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van het Vredegerecht en bij gebreke hiervan onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbank van Dendermonde. We behouden ons wel het recht voor om van deze bevoegdheidsregel af te wijken.

PRIVACY POLICY INTERN

(werknemers en medewerkers)

1. Algemeen

Schilderwerken Cools bv verwerkt in het kader van haar activiteiten persoonsgegevens.

Onder persoonsgegevens dient te worden verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Voorbeelden hiervan zijn een naam, uiterlijke kenmerken, een fysiek adres, een e-mailadres, een telefoonnummer, een bankrekeningnummer, een CV, loonvoorwaarden, geloof, etc.

Verwerking dient ruim te worden geïnterpreteerd en is een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Aangezien Schilderwerken Cools bv de veiligheid van persoonsgegevens waardeert en respecteert, worden deze persoonsgegevens uitsluitend verwerkt in overeenstemming met (i) de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, beter gekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dan wel de General Data Protection Regulation (GDPR), alsook met (ii) alle toepasselijke nationale regelgeving.

U bent als werknemer of medewerker betrokken bij de activiteiten van Schilderwerken Cools bv, en komt in dit verband mogelijk in aanraking met de verwerking van persoonsgegevens. Tevens zullen ook uw persoonsgegevens als werknemer of medewerker worden verwerkt door Schilderwerken Cools bv.

Huidige privacy policy strekt ertoe:

  • U wegwijs te maken in de basisprincipes die van toepassing zijn op de gegevensverwerking
  • U te verduidelijken wat in het kader van gegevensverwerking van u wordt verwacht
  • U te informeren omtrent uw eigen rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die van u worden verwerkt

2. Wat zijn de basisprincipes die van toepassing zijn op de gegevenswerking?

Bij de verwerking van persoonsgegevens zijn steeds de hiernavolgende basisbeginselen van toepassing:

  • Gegevens moeten steeds rechtmatig, behoorlijk en transparant worden verwerkt t.o.v. de betrokkene (“rechtmatigheid, behoorlijkheid, en transparantie”). De verwerking is alleen rechtmatig indien en voor zover aan ten minste een van volgende voorwaarden is voldaan: de betrokkene heeft toestemming gegeven, de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst, de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, de verwerking is noodzakelijk om vitale belangen te beschermen, de verwerking is noodzakelijk voor het algemeen belang, of de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde. Ook zijn er een aantal bijzondere categorieën van persoonsgegevens die aan striktere voorwaarden gebonden zijn, m.n. persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
  • De gegevens moeten juist zijn, en zo nodig worden geactualiseerd (“juistheid”).
  • Daarnaast dienen de gegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen zij niet verder worden verwerkt op een met die doeleinden onverenigbare wijze (“doelbinding”). 
  • De gegevens moeten relevant en beperkt zijn tot de beoogde doeleinden van verwerking (“minimale gegevensverwerking”). 
  • Er dient voor te worden gezorgd dat de opslagperiode tot een strikt minimum wordt beperkt. De gegevens moeten worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is (“opslagbeperking”).
  • Door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen moeten gegevens op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging (“integriteit en vertrouwelijkheid”).

Op Schilderwerken Cools bv zijn als verwerkingsverantwoordelijke tevens nog een groot aantal verplichtingen van toepassing, waaronder de hiernavolgende:

  • Rekening houdend met de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking, alsook met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, treft Schilderwerken Cools bvba de passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving wordt uitgevoerd;
  • Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, en de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking alsook met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen welke aan de verwerking zijn verbonden, treft Schilderwerken Cools bvba, zowel bij de bepaling van de verwerkingsmiddelen als bij de verwerking zelf, passende technische en organisatorische maatregelen, zoals pseudonimisering, die zijn opgesteld met als doel de basisbeginselen, zoals minimale gegevensverwerking, op een doeltreffende manier uit te voeren en de nodige waarborgen in de verwerking in te bouwen ter naleving van de voorschriften van deze verordening en ter bescherming van de rechten van betrokkenen;
  • Schilderwerken Cools bv moet heel wat informatie verstrekken aan de betrokkenen omtrent de verwerking van hun persoonsgegevens;
  • Er gelden strikte regels over het antwoord aan betrokkenen die hun rechten wensen uit te oefenen; 
  • Schilderwerken Cools bv doet uitsluitend een beroep op verwerkers die afdoende garanties bieden m.b.t. de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van deze verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd;
  • Overeenkomsten met verwerkers van persoonsgegevens moeten verplicht bepaalde clausules bevatten; 
  • Datalekken moeten binnen een bepaalde termijn (72 uur) aan de gegevensbeschermingsautoriteit gemeld worden (tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen) alsook aan de betrokken indien de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en de vrijheden van de natuurlijke personen. Er dienen de gepaste processen en projectbrieven te zijn om bij een inbreuk (data breach) deze snel te kunnen opmerken, identificeren en aangifte te kunnen doen.

De betrokkenen waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt, beschikken tevens over uitgebreide rechten:

  • De betrokkene moet van Schilderwerken Cools bv informatie krijgen over de persoonsgegevens die over hem worden verwerkt in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal. Deze informatie moet worden verstrekt op het ogenblik dat de persoonsgegevens worden verzameld (bij rechtstreekse verzameling bij de betrokkene) of binnen een redelijke termijn (bij onrechtstreekse verzameling van de gegevens) (“informatie”).
  • Daarnaast is er  ook een recht van inzage tot de gegevens: de betrokkene dient van Schilderwerken Cools bv binnen de maand na zijn verzoek hiertoe uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens (“recht van inzage”). 
  • De betrokkene heeft het recht om van Schilderwerken Cools bv onverwijld rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen (“recht op rectificatie”).
  • Ook heeft de betrokkene – naast informatie en toegang tot, en correctie van, persoonsgegevens – het recht om zijn persoonsgegevens in een aantal gevallen (de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, de betrokkene heeft zijn toestemming ingetrokken en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking, de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt, …) te laten verwijderen door Schilderwerken Cools bv (“recht op vergetelheid”). 
  • De betrokkene heeft het recht van Schilderwerken Cools bv de beperking van de verwerking te verkrijgen indien een van de volgende elementen van toepassing is: (i) de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die Schilderwerken Cools bvba in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren, (ii) de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan, (ii) de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan, (iii) de verwerkingsverantwoordelijke heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, en (iv) de betrokkene heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van de verwerkingsverantwoordelijke zwaarder wegen dan die van de betrokkene (“recht op beperking van de verwerking”).
  • Indien het technisch haalbaar is, heeft de betrokkene ook het recht dat zijn gegevens onmiddellijk van de ene naar de andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgemaakt. De betrokkene heeft ook het recht de persoonsgegevens die op hem van toepassing zijn in een gestructureerde, gangbare en elektronische vorm te verkrijgen (“recht op overdraagbaarheid van gegevens”).
  • De betrokkene heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens. Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heeft de betrokkene te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens voor dergelijke marketing (“recht van bezwaar”).
  • De betrokkene heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden, tenzij (i) dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, (ii) dit ingevolge specifieke regelgeving is toegestaan, of (iii) dit berust op een uitdrukkelijke toestemming (“geautomatiseerde individuele besluitvorming”).

3. Wat wordt er in het kader van gegevnsverwerking van u verwacht?

U bent als werknemer of medewerker mogelijk betrokken bij verwerking van persoonsgegevens waarvoor Schilderwerken Cools bv de verwerkingsverantwoordelijke is. Uiteraard dient het bestuur van Schilderwerken Cools bv de nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen opdat persoonsgegevens rechtmatig worden verwerkt, waarbij de rechten en de belangen van de betrokkenen worden gewaarborgd. Anderzijds is ook uw medewerking vereist wanneer u in contact komt met persoonsgegevens waarvoor Schilderwerken Cools bv verantwoordelijk is.

Wij verwachten als werkgever of opdrachtgever dat de toepasselijke regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens nauwgezet, en conform de basisbeginselen, de verplichtingen, en de rechten, zoals hierboven uiteengezet worden verwerkt (zie supra sub. 2).

Aangezien datalekken tijdig moeten kunnen worden gemeld, dient elke datalek onmiddellijk en zonder enige vertraging te worden gemeld. Een datalek dient ruim te worden geïnterpreteerd, en kan bij wijze van voorbeeld ook omvatten het verlies van een USB stick of het vergeten van uw laptop op de trein. Tevens dient onmiddellijk te worden gemeld indien een betrokkene zich tot u richt om zijn rechten uit te oefenen. 

Indien u eventuele inbreuken zou vaststellen, of meent dat welbepaalde processen beter kunnen, dan wel bijkomende maatregelen zich opdringen, danken wij u hiervan tevens melding te maken.

Binnen ons bedrijf is Dhr. Jonas Cools aangeduid als verantwoordelijke in het kader van dataverwerking, waarbij alle meldingen aan deze persoon dienen te worden gedaan, en dit alleszins ook per e-mail op het adres jonas@coolsverf.be. Bij afwezigheid of onbeschikbaarheid van Dhr. Jonas Cools dient u zich tot de directie te richten. Mails verzonden naar bovenvermeld e-mailadres zullen ook bij afwezigheid van Dhr. Jonas Cools door specifiek daartoe aangeduide personen worden opgevolgd.

Tot slot wordt van u verwacht dat u zich alleen toegang verschaft tot de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de aan u toevertrouwde opdracht, waarbij de persoonsgegevens waarvan u kennis krijgt strikt vertrouwelijk behandeld worden. Ook paswaarden die u toegang tot deze persoonsgegevens verschaffen mogen niet aan derden worden medegedeeld, en dienen regelmatig gewijzigd te worden.

4. Wat zijn uw eigen rechten in het kader van de verwerking van uw gegevens?

Schilderwerken Cools bv, is tevens de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Dit wilt zeggen dat Schilderwerken Cools bv het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Schilderwerken Cools bv doet dit in haar hoedanigheid van vennootschap waarmee u (rechtstreeks dan wel onrechtstreeks) een contractuele relatie onderhoudt als werknemer of medewerker.

De persoonsgegevens die door Schilderwerken Cools bv worden verzameld zijn (i) persoonlijke identificatiegegevens, (ii) financiële identificatiegegevens, (iii) elektronische lokalisatiegegevens,  (iv) persoonlijke bijzonderheden, (v) academisch curriculum, (vi) beroepsbekwaamheid, (vii) professionele ervaring, (viii) loopbaan, (ix) aanwezigheid en discipline, (x) bedrijfsgeneeskunde, (xi) evaluatie, (xii) familiale situatie, en (xiii) foto’s en camerabeelden.

Door Schilderwerken Cools bv worden de persoonsgegevens steeds verzameld en verwerkt met het oog op een welbepaald doeleinde. De doeleinden waarvoor Schilderwerken Cools bv persoonsgegevens verwerkt zijn om uitvoering te kunnen geven aan de met haar gesloten overeenkomsten (contacteren van de betrokken, identificatie van de werknemer, personeelsbeheer, communicatie, …), alsook aan haar wettelijke verplichtingen (als werkgever dan wel in het kader van de fiscaliteit en de sociale zekerheid). 

De verstrekking van persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten. 

Uw persoonsgegevens worden bewaard voor zolang als nodig is voor het bereiken van het doel waarvoor deze verzameld werden, in lijn met de wettelijke, reglementaire en interne vereisten in dit verband, en niet langer dan 5 jaar. Huidige bepaling doet uiteraard geen afbreuk aan uw rechten zoals hierboven weergegeven (zie supra sub. 2).

Schilderwerken Cools bv verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de rechten en de verplichtingen zoals uiteengezet hierboven (zie supra sub. 2).

Uw persoonsgegevens zijn binnen Schilderwerken Cools bv alleen toegankelijk voor de werknemers die in het kader van hun takenpakket toegang tot deze persoonsgegevens dienen te hebben. Wanneer Schilderwerken Cools bv beroep doet op externe partijen met het oog op verwerking van persoonsgegevens, zal uitsluitend beroep worden gedaan op partijen die afdoende garanties bieden opdat de verwerking aan de wettelijke vereisten voldoet en de rechten van de betrokkene worden gewaarborgd, waaronder leveranciers van IT diensten, sociale secretariaten, verzekeraars / verzekeringsmakelaars, en overheidsdiensten. 

5. Tot slot

Huidige privacy policy kan in de toekomst steeds aangepast worden, waarbij toekomstige wijzigingen of aanpassingen u steeds vooraf zullen worden meegedeeld.

Wij hebben getracht u middels huidige privacy transparant te informeren omtrent uw rechten en de verplichtingen van Schilderwerken Cools bv in het kader van de verwerking van persoonsgegevens. Indien er desalniettemin nog onduidelijkheden zouden zijn, u nadere informatie wenst, dan wel nog vragen heeft, helpen wij u graag verder.

Om met ons contact op te nemen, dan wel één van uw rechten met betrekking tot de gegevensbescherming uit te oefenen kunt u een e-mail versturen naar jonas@coolsverf.be of een brief naar Schilderwerken Cools bv, Pareinpark 61, 9120 Beveren-Waas t.a.v. de verantwoordelijke privacy. Wanneer U Uw Rechten uitoefent dient uw brief of e-mail vergezeld worden van een kopie van uw identiteitskaart of paspoort opdat uw identiteit kan worden geverifieerd.   

Wanneer u klachten zou hebben en/of suggesties met betrekking tot de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, vernemen wij dit graag. Schilderwerken Cools bv hecht veel belang aan het waarborgen van uw rechten. Daarnaast informeren wij u ervan dat U steeds het recht heeft een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, m.n. de gegevensbeschermingsautoriteit.

Opgemaakt in twee exemplaren te Beveren-Waas, 1 december 2020 waarvan elke partij erkent een origineel exemplaar ontvangen te hebben.